Digitalisering av arkiv – vet mer

Från flera olika håll har man förespråkat att digitalisering av arkiv ska ske i mycket högre utsträckning. Allt fler arkivarier får nu som uppgift att vara ledare eller arbeta förberedande inför en digitalisering av de handlingar som finns i arkivet. Men hur går det egentligen till? Och vad är viktigt att ha med sig innan projektet slutförs?

God sökbarhet efterfrågas

En stark anledning till att digitalisering av arkiv sker är att det blir enklare för till exempel forskare att hitta det specifika material de eftersöker. Om en bra indexering av materialet har gjorts, kan de hitta en specifik mening omedelbart. Det här är givetvis tidseffektivt, och gör många forskares arbeten betydligt lättare.

Många anser dock att digitalisering av arkiv inte riktigt alltid har skett på rätt sätt. I många fall har hela material och serier digitaliserats, något som många menar gör det onödigt svårt för arkivets användare att hitta det som de söker. Därför har förslag kommit upp om att materialet som digitaliseras bör vara ett urval av särskilda dokument, vilka enklare kan göras lättare att söka i.

Kommer med många fördelar

Digitalisering av arkiv kommer med många fördelar. Man skulle till och med kunna kalla det för en fråga om demokrati. När det gäller information som endast finns tillgängligt rent fysiskt, finns det olika grader av hinder för människor att ta del av den. Om det här då är information som alla ska eller bör kunna läsa, finns det all anledning att förespråka digitalisering. De hinder som finns när informationen är fysisk kan till exempel vara geografiska eller funktionella. Mer konkret kan dessa fördelar till exempel komma av digitaliseringen av landets arkiv:

• Alltid tillgängligt. Oavsett var du befinner dig och vilken tid det är på dygnet, har du tillgång till informationen om den är digitaliserad. Det krävs ingen arkivarie på plats som behöver guida dig till rätt del av arkivet, och det finns knappast några geografiska hinder för att ta del av informationen.
• Större mängd. Om digitaliseringen har skett med god indexering och sökbarhet är det mycket enkelt att hitta det man söker bland en stor mängd information. Talar vi dessutom om dokument som till exempel finns på museum är det en ojämförbart mycket större mängd som tillgängliggöras på digital väg än på fysisk väg.
• Lätt för funktionsnedsatta. Många med olika former av funktionsnedsättningar kan, på grund av sin sjukdom, inte ta sig till ett museum för att se något. Att däremot se en skärm med samma material är något som är betydligt enklare att ordna. Dessutom finns många tekniska hjälpmedel för till exempel döva och blinda, som trots sina handikapp alltså kan ta del av informationen på ett bra sätt. Digitalisering av arkiv är något som funktionsnedsatta har att vinna på.

Fortsätt läsa mer om digitalisering av dokument här.

Andra inlägg

• Anlita en varumärkesstrateg med erfarenhet
• Kontorsstädning ger lyft åt kontor i Solna
• Restauranginredning i Stockholm som gör att gästerna dröjer sig kvar
• Professionell hjälp med bokföring i Stockholm
• Kontorsflytt i Göteborg utan avbrott i verksamheten
• Brandskyddsutbildning i Stockholm – för en tryggare arbetsmiljö
• Från tekniska problem till lösningar med datorhjälp i Stockholm
• 3PL – ett effektivt system för lager och logistik
• Solceller och mark blir solparker
• Redovisningsbyrå i Eskilstuna – förenklar företagandet